Под инвентаризационной проверкой понимается ревизия действительных имущественных ценностей организации, а также ее финансовых обязательств на момент инспекции. Это основной способ установления по факту сохранности ТМЦ и активов компании.
По условиям ст.11 закона «О бухгалтерском учете» (далее – закон №402-ФЗ), обязательства и активы экономических субъектов, подлежат переучету с целью выяснения их физического наличия.
Согласно ст.27 «Положения по ведению бухгалтерского учета» (рег. №1598 от 27.08.1998 г., далее – «Положение бухучета»), в процессе обычной деятельности организации обязательна ежегодная инвентаризация в отношении имущества и обязательств – наличие, состояние и оценка – перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
При этом основные средства субъекта допустимо инвентаризовать однократно в 3-летний период. Библиотечным фондам отводится 5-летний период между проверками основных средств.
Также в ст.27 «Положения бухучета» обозначены следующие условия обязательной ревизии:
Действующий с апреля 2025 года Федеральный стандарт бухучета «Инвентаризация» (далее – ФСБУ 28/2023) вводит еще один пункт к названным условиям обязательной ревизии (п.15 гл.III):
Приведенное условие действует, если в коллективе (бригаде) применяется коллективная материальная ответственность (в соответствии со ст. 245 ТК РФ).
В нормативной базе РФ сроки процедуры ревизии определены для двух ее видов: бухгалтерский годовой отчет юрлиц и реорганизация, либо ликвидация компании.
Согласно п.16 ФСБУ 28/2023, при подготовке годового отчета бухгалтерии юрлица инвентаризацию следует проводить с 1 октября, не ранее. Организациям, базирующимся в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к этим районам, инвентаризацию активов из категории «запасы» допустимо выполнять в период, когда запасов остается меньше всего.
При реорганизации (ликвидации), по условиям ст.129 закона «О несостоятельности (банкротстве)» (№127-ФЗ), принявший в ведение имущество потенциального банкрота конкурсный управляющий обязан провести перечет за 3 месяца от даты, когда было введено конкурсное производство. При этом суд по данному банкротству вправе определить иной срок (более длительный).
В отношении сроков инвентаризационного процесса, осуществляемого при подготовке годичного бухгалтерского отчета юрлицом, есть методические рекомендации Минфина РФ (письмо за №02-06-06/61122 от 01.07.2024 г., далее – Методические рекомендации Минфина).
Согласно этому документу (п.19 гл.III), сроки инвентаризации субъект учета вводит самостоятельно, начиная с 1 октября. В качестве примера названы сроки 01.10.2024 – 15.12.2024 или 30.10.2024 –10.01.2025, при этом отчетный период должен быть закрыт 31 декабря, т.е. результаты переучета следует отразить на 31 декабря.
.png)
Теперь о видах. Помимо обязательной проверки ТМЦ и финансов, выполняемой бухгалтерами юрлиц при подготовке ежегодных отчетов в IV квартале, организации могут проводить плановые (в установленном порядке) и инициативные (по решению руководителя) проверки.
Условия для внеплановой ревизии наступают либо при обстоятельствах, перечисленных в «Положении бухучета» и ФСБУ 28/2023 (недостача, ЧС и т.д.), либо это инициатива руководителя, желающего дополнительно проконтролировать сохранность определенного имущества.
Плановый и внеплановый переучет, проводимый по решению руководства организации, может выполняться в полном (ревизия всех обязательств и всего имущества) или частичном (инвентаризация определенных ТМЦ и обязательств) формате проверки. Внеплановая проверка имущества организаций может устраиваться по инициативе госорганов (например, органов следствия).
Наконец, по методу проведения переучет бывает натуральным и документальным. В первом случае выполняется подсчет, обмер и взвешивание имущественных ценностей без обращения к документам (т.е. по факту), во втором – сличение наличия ТМЦ с документальными сведениями учета.
.png)
Юрлицу необходимо разработать для себя положение об инвентаризации, подробно описывающем порядок ее проведения, в соответствии с законом №402-ФЗ и ФСБУ 28/2023.
Данное положение можно ввести в учетную политику организации в виде самостоятельного раздела, но удобнее оформить в виде приложения. В этом документе подробно описывается порядок, по которому в компании проводится инвентаризация, а именно ее подготовка, процесс проверки, как оформляются результаты и как происходит принятие решений по ним.
При намерении руководителя юрлица проводить не только обязательные, но и внеплановые проверки, эти сведения нужно указать в положении об инвентаризации.
Требуется также назначить постоянный состав инвентаризационной комиссии (п.19 гл.III ФСБУ 28/2023). Как правило, в нее входят работники нескольких подразделений организации, включая администрацию, бухгалтерию и техслужбы.
Минимальный состав комиссии: председатель (обеспечивает руководство деятельностью и коллегиальность работы), зампредседателя (замещает председателя при его отсутствии в период инвентаризации), секретарь комиссии (готовит документы для подписания членами комиссии).
Если в составе юрлица имеется служба внутреннего аудита, то ее сотрудник вводится в комиссию по инвентаризации обязательно. При большом числе проверяемых объектов в составе крупной компании в поддержку постоянным членам ревизионной комиссии назначают дополнительную рабочую комиссию.
Материально ответственные работники (к примеру, завсклада или продавец) не могут назначаться в состав комиссии. Однако они участвуют в процессе проверки ТМЦ, за которые отвечают. Перечень должностей и видов работ, допускающих подписание с работниками договоров полной материальной ответственности, приводится в Приложении №1 к постановлению Минтруда РФ за №85 от 31.12.2002.
Для утверждения состава комиссии обязателен приказ руководителя организации, для подготовки которого можно использовать форму ИНВ-22 (постановление Госкомстата РФ за №88 от 18.08.98 г., далее – «Унифицированные формы»). С 2013 года макеты «Унифицированных форм» с высокой точностью соблюдать не обязательно, однако они остаются удобными шаблонами.
Для бюджетных учреждений унифицированной электронной формой решения на проведение инвентаризации является ф.0510439, согласно письму Минфина РФ (№02-07-07/117981 от 01.12.2022).
Поскольку приказ (решение) на инвентаризацию следует регистрировать в отдельном журнале, удобно воспользоваться формой ИНВ-23 для его оформления.
В п.22 гл.III ФСБУ 28/2023 (действует полностью с 01.04.2025) названы ситуации, когда комиссию для осуществления обязательной инвентаризации можно не создавать:
Далее пошагово рассмотрим порядок инвентаризации.
.png)
К началу инвентаризационной проверки бухгалтерия юрлица должна убедиться, что в учете зафиксированы все остатки ТМЦ и финансовых активов, для чего отразить в нем максимум приходно-расходной документации к дате ревизии, также подготовив для комиссии по инвентаризации имеющиеся сводные документы, непроведенные по учету (п.26 гл.III ФСБУ 28/2023).
Бухгалтерия готовит описи инвентаризируемых объектов, включающие реестр должников-кредиторов. Передача названных описей членам инвентаризационной комиссии должна состояться не позднее утра первого дня переучета.
Помимо этого, необходимо подтверждение от сотрудников с материальной ответственностью, что они передали бухгалтерии первичные документы по движению ТМЦ, оприходовав или списав поступившие и выбывшие ТМЦ.
От этих работников нужна расписка, к примеру, по форме ИНВ-3 (п.27 гл.III ФСБУ 28/2023).
К началу процесса инвентаризации нужно подготовить для работы комиссии необходимые технологические ресурсы, к примеру, измерительные приборы, компьютеры, видеокамеры, весы.
Еще понадобятся бланки описи для фиксации процесса учета активов, для их подготовки можно воспользоваться шаблоном ИНВ-3.
.png)
По условиям ФСБУ 28/2023 (гл.III), ревизию активов требуется вести по их местонахождению и в присутствии каждого лица, материально ответственного за них. Проверку действительного наличия ТМЦ члены комиссии должны проверять лично, а не со слов ответственного сотрудника или только по бухгалтерским регистрам.
Базовые принципы инвентаризации в отношении складских ТМЦ: взвешивание, подсчет, обмер и осмотр.
Товарные запасы, хранящиеся в заводской упаковке, можно инвентаризовать пересчетом упаковок, произвольно вскрыв лишь одну-две для проверки в натуре. Навалочные запасы оцениваются путем обмеров и технических расчетов, с оформлением актами, описывающими эти расчеты и обмеры.
При невозможности или затрудненности ревизии объектов учета путем осмотра, допускается использование фото и видеофиксации.
Как поясняется в «Методических рекомендациях Минфина», отдельные группы ТМЦ инвентаризуются в особом формате:
В случае осуществления инвентаризации на протяжении нескольких дней, доступ в места складского содержания ТМЦ на время отсутствия членов ревизионной комиссии требуется ограничить (опечатать, оснастить сигнализацией или видеонаблюдением).
Бумажные описи о наличии объектов ревизии, заполняемые шариковой ручкой, не должны содержать пустых строк. Если последняя страница описи остается с незаполненными сроками, их следует прочеркнуть.
Исправления сведений о наличии ТМЦ по факту в описи требуется удостоверить подписями полного состава инвентаризационной комиссии, а также лица, несущего за данные объекты материальную ответственность.
К описям инвентаризации приобщаются:
Также приобщаются объяснения причин, почему разница в текущей стоимости из-за пересортицы, вызвавшей недостачу, возникшая не из-за вины материально ответственных лиц, не применена на виновных лиц.
.png)
Данные инвентаризации обязательств и активов необходимо сличить со регистрами бухгалтерии, указав обе категории данных в описях и актах по итогам ревизии (к примеру, ИНВ-19).
Результаты инвентаризации можно сохранять по шаблонам «Унифицированных форм» Госкомстата РФ (наименования форм приведены в настоящей статье), а также по приложениям к приказам Минфина РФ за №52н от 30.03.2015 и №61н от 15.04.2021.
В пакет итогов инвентаризации должны входить (согласно п.30 гл.III ФСБУ 28/2023):
В случае выявления расхождений между данными бухгалтерии и реальным наличием ТМЦ, члены инвентаризационной комиссии выясняют наличие и причины:
Все обнаруженные при ревизии основания, признаки и условия в отношении активов отражаются комиссией в документах по инвентаризации. Если излишки, либо недостача не выявляются при переучете, то эту информацию также следует указать в заключении инвентаризационной комиссии (к примеру, «Отклонения не выявлены»).
Первичные учетные документы, сформированные по итогам инвентаризации, являются основанием для выполнения бухгалтерских учетных операций по увеличению, либо уменьшению количества объектов ревизии (Методические рекомендации Минфина).
Индивидуальные предприниматели, по условиям ст.6 закона №402-ФЗ, могут не вести бухгалтерский учет и не обязаны отчитывать по остаткам активов перед налоговой инспекцией, проводить ежегодную ревизию ТМЦ им официально не требуется. Однако, несмотря на отсутствие нормативных обязательств по статусу юрлица, ИП также требуется периодически инвентаризовать свои активы.
Поводы провести инвентаризацию у ИП:
При потребности достаточно регулярных ревизий ИП будет удобно ввести у себя типовые документы переучета, а также порядок проведения. Результаты инвентаризации активов можно фиксировать в отдельном журнале, либо в электронной таблице, оформленных по шаблону ИНВ-3. Приказ (решение) о переучете по форме ИНВ-22 не обязателен, но подойдет для четкого обозначения состава комиссии и сектора проверки (к примеру, отдел бакалеи).
Индивидуальный предприниматель, работающий в торговле, может лично и одиночку инвентаризовывать ТМЦ. Однако, чтобы сотрудники не испытывали сомнений в итогах ревизии, удобнее выполнять проверку с кем-то из коллектива, но не отвечающим за проверяемые активы и, в идеале, малознакомым с работниками, отвечающими за проверяемые ТМЦ.
Если имеются подозрения, что сотрудники торгового ИП подворовывают, поручать им же инвентаризацию бессмысленно – обладая доступом к учетной системе, они попросту подобьют количество продукции. В такой ситуации для ревизии правильнее нанять сторонних аудиторов, незаинтересованных в подгонке цифр и опытных в работе с учетными документами.
Вначале необходимо определиться с имуществом проверки, будут ли проверяться все позиции, или только конкретные. Иногда требуется инвентаризовывать не товарные активы, а торговые операции (оформление, точность расчетов) или задолженность по контрагентам.
Шаг первый. Нужно подготовить список ТМЦ для ревизии, это позволит избежать путаницы в процессе и очертить границы инвентаризации. А также назначить дату и время проверки. Если это магазин, то переучет проводят ночью, либо ранним утром, до открытия смены. Или путем закрытия товарной зоны лентой, чтобы покупатели не мешали пересчету днем.
Подготовка помещения (торговый зал, склад) к инвентаризации:
Шаг второй – инвентаризация. Выполняется пересчет выбранных товаров, сличается их количество с описью (удобен формат ИНВ-19), оценивается состояние. Испорченный и просроченный товар убирается с полок, помечается в описи отдельно. Особое внимание уделяется товарам с дефектами, с истекающим вскоре сроком годности.
Если ведется ревизия задолженности – дебиторской, кредиторской – нужно сверяться с поставщиками и клиентами по сумме и сроку выплаты долга, оформлять и подписывать с контрагентами акты сверки, обозначая для себя сроки получения или выплаты денег и выделяя документы по наличию задолженности (просрочка обернется выплатой процентов).
Шаг третий – принятие мер по итогам инвентаризации. Если все сошлось, то хорошо. Выявленные дефектные товары или с истекающим вскоре сроком можно пустить на распродажу.
Если обнаружен излишек, требуется выяснить, как это случилось. К примеру, покупатель мог не забрать часть покупки. Выявленный в итоге избыток товара (его рыночная стоимость) оформляется как внереализационный доход ИП в КУДиР.
При обнаружении недостачи следует разобраться, кто виновен в этом, а также решить, будет ли удержана стоимость с сотрудника, несущего материальную ответственность. В последнем случае потребуется установить, что нанесение ущерба было умышленным.
Индивидуальным предпринимателям не требуется документально оформлять каждый этап инвентаризации, достаточно оформить итоговые результаты, если разница оказывается значительной по сравнению с данными учета. Если все более-менее нормально, то достаточно распечатать и подписать электронную таблицу, затем подшить ее в папку к прежним инвентаризациям.
Прежде всего, нужно выявить потенциальные источники проблемы с расхождениями. Это могут быть человеческие ошибки, такие как неправильный подсчет или неправильная маркировка, либо повреждение товаров.
Кража или мошенничество, ошибки системы учета и внешние факторы, такие как погода или обстоятельства доставки, также могут быть причиной.
При установлении вины работника, с которым договор о материальной ответственности заключен не был, полную сумму ущерба удастся взыскать, если ущерб был причинен умышленно, либо в состоянии опьянения, а также при соответствующем решении суда. В остальных вариантах допустимо взыскивать ущерб лишь частично, в рамках среднемесячной зарплаты (ст.248 ТК РФ).
Выявив недостачу, следует проверить, имеются ли для недостающих ТМЦ нормы естественной убыли. Если выявленная недостача укладывается в нормы, то ее допустимо списать в расходы и с сотрудника не спрашивать. Отсутствие в открытом доступе норм естественной убыли по какому-либо товару значит, что для этой позиции их попросту нет.
При выявлении недостачи в пределах норм естественной убыли или выше их, потребуется разбирательство, присутствуют ли виновные – сотрудники или посторонние. С этой целью с материально ответственных лиц собираются объяснительные.
Затем в ходе заседания инвентаризационной комиссии юрлица принимается решение о причине недостачи, наличия вины ответственного сотрудника или иного лица, а также о том, как недостача будет списываться. При невозможности выявить виновных, либо доказать их вину, недостачу принимают за расходы, указав это в решении комиссии.
На УСН, ОСН или АУСН недостача, соответствующая нормам естественной убыли, указывается как материальные расходы. Превышающая нормы недостача может быть отнесена к внереализационным расходам. В последнем случае ее необходимо подтвердить документально по акту инвентаризации (например, ИНВ-3).
При доказанности вины сотрудника или иного лица, а также готовности виновника возместить недостачу самостоятельно, либо при наличии судебного решения, поступившую сумму возмещения необходимо отнести к внереализационным доходам. Без согласия виновного сотрудника или судебного решения (соответствующего) взыскать с него можно лишь 20% от зарплаты (ст.138 ТК РФ).
Если недостача произошла из-за ЧС, требуются подтверждающие документы от госслужб, например, от МЧС (пожар) или полиции (хищение).
В случае обнаружения при инвентаризации излишков, их необходимо приходовать по рыночной стоимости, включив ее во внереализационные доходы.
Инвентаризация, проводимая ежегодно, а в случае торговых и складских объектов трижды за год, обязательно необходима, чтобы вовремя обнаруживать недобросовестную работу сотрудников.
Особенно важно, чтобы каждая ревизия являлась не просто формальностью, а выступала инструментом сбора информации о действительном положении в организации.
Первое условие, в связи с этим: участие в переучете не должно восприниматься, как дополнительная нагрузка. При назначении своего сотрудника в состав инвентаризационной комиссии, освободите его от исполнения штатных обязанностей на срок проведения ревизии. Или пригласите на инвентаризацию стороннего аудитора.
Второе условие: сбор реальных данных по товарных остаткам, а не того, что будет выгодно вашим работникам, привлекаемым к ревизии. Чем меньше участник проверки будет заинтересован в результатах переучета, тем меньше шансов столкнуться с махинациями по ТМЦ и фиктивными данными в документах по инвентаризации.
Спасибо!
Ваша заявка принята. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
